Jak vybrat docházkový systém: Klíčové otázky a na co se zaměřit

Jako vedoucí, účetní nebo HR manažer menší nebo středně velké firmy denně řešíte desítky úkolů. A ruku na srdce, evidence docházky je často jedním z těch, který vám bere plno času a energie. Ruční vyplňování tabulek, nepřesné záznamy a neustálé počítání přesčasů či dovolených, to vše může vést k chybám, nespokojenosti zaměstnanců a dokonce i k pokutám.

Ale nemusí to tak být! Správně vybraný docházkový systém dokáže proměnit chaos v přehledný a efektivní proces. Jak ale vybrat ten pravý, když je na trhu tolik možností? Pojďme se podívat na klíčové otázky a aspekty, na které byste se měli zaměřit.

Nejčastější problémy, které firmy řeší:

• ‍Nepřehledná data a chybné exporty: Mzdy jsou noční můrou, když nemáte přesná data o docházce a nemůžete je snadno exportovat do svého mzdového softwaru.‍
• Špatný výpočet nároků: Kdo má kolik zbývající dovolené? Kolik přesčasů zaměstnanci odpracovali? Ruční výpočty jsou náchylné k chybám.‍
• Nedodržování legislativy: Zákonné limity a předpisy se neustále mění. Je těžké je sledovat a hlídat, zda je dodržujete.

Klíčové otázky, které si položit při výběru docházkového systému

Předtím, než se ponoříte do funkcí a ceníků, zamyslete se nad několika základními otázkami:

• Co vás u současného řešení docházky trápí nejvíce? Je to výpočet mezd, nepřehledné plánování směn, nebo snad kontrola dodržování přestávek? Identifikace priorit vám pomůže zúžit výběr.
• Jakým způsobem chcete docházku evidovat? Potřebujete píchací hodiny do výroby, mobilní aplikaci pro zaměstnance na služebních cestách a webovou aplikaci pro kolegy z kanceláře?
• Jak složité jsou vaše procesy? Máte směnný provoz, práci na projektech, nebo zaměstnance v terénu? Potřebujete systém, který zvládne i specifické požadavky, jako je třeba geofence docházka nebo sledování služebních cest s GPS?
• Jaká je technická zdatnost vašich zaměstnanců? Potřebujete systém, který je intuitivní a snadno se ho naučí používat i ti, kdo s moderními technologiemi tolik nepracují?

Na co se zaměřit u docházkového systému?

Komplexnost a funkce v jednom:

Zapomeňte na slepování několika systémů. Hledejte řešení, které integruje vše od evidence docházky, přes plánování směn, správu žádostí (dovolená, sick days), až po sledování projektů a přístup do budovy. Výhodou je propojení na HR systémy, které vám může usnadnit další část práce.

Flexibilita v zadávání docházky:

Ujistěte se, že systém umožňuje zadávat docházku různými způsoby. Z píchaček, počítače nebo mobilního telefonu. Ideálně s možností jejich kombinace.

Přehled v reálném čase:

Okamžitý přístup k aktuálním datům je k nezaplacení. Mějte přehled o docházce všech zaměstnanců a středisek kdykoliv a odkudkoliv.

Automatizace pro HR a mzdy:

Systém by měl automaticky počítat přesčasy, práci o víkendu či ve svátek a samozřejmě dovolenou. Klíčová je také možnost exportu dat do vašeho mzdového softwaru.

Hlídání limitů a legislativy:

Spolehlivý systém vám pohlídá zákonné limity pro délku směn, přestávky, nepřetržitý odpočinek a upozorní vás na případné odchylky.

Uživatelská přívětivost:

Systém by měl být intuitivní pro zaměstnance i vedoucí. Jednoduché zasílání a schvalování žádostí nebo změna směn šetří čas a podporuje spokojenost.

Notifikace:

Upozornění na důležité události, například konec zkušební doby, dosažení limitu hodin u DPP, nebo schválení žádosti, vám pomohou udržet přehled.

Transparentní ceny a podpora:

Zajímejte se o to, jak se systém platí. Jedná se o měsíční platby, jednorázové nebo roční platby? Platí se podle počtu uživatelů a jsou nějaké náklady na implementaci systému? Důležitá je i technická podpora v ceně. Nezapomeňte do ceny zahrnout veškeré náklady na systém.

GIRITON - Vaše komplexní řešení pro docházku

Všechny výše zmíněné body splňuje náš komplexní docházkový systém GIRITON. S GIRITONem získáte všechny funkce v jednom, od různých způsobů vkládání docházky (píchačky, PC, mobil) až po pokročilé funkce, jako je geofence docházka, práce na projektech, exporty do 40+ dalších systémů, REST API nebo odemykání dveří.

GIRITON vám poskytne přehled o docházce v reálném čase, automaticky počítá přesčasy a dovolenou, a navíc hlídá zákonné limity. S exporty do více než 40 mzdových systémů ušetříte spoustu času při zpracování mezd. GIRITON se platí měsíčně podle aktivních uživatelů, a technická podpora je vždy v ceně.

Chcete aby vám GIRITON uvolnil ruce a zefektivnil řízení docházky ve vaší firmě? Domluvte si s námi ukázku systému na info@giriton.com nebo zavolejte na 728 543 275 nebo si systém rovnou vyzkoušejte.