Než nastoupí nový zaměstnanec aneb čtyři věci, které byste neměli opomenout
09.09.2024
Nástup nových zaměstnanců bývá obvykle hektické a náročné období. Jak pro nováčky, kteří začínají a musí se zorientovat ve všech pravidlech a zvyklostech, tak pro personální oddělení, které musí zajistit veškerou povinnou dokumentaci. Zde jsou čtyři důležité zákonné povinnosti, na které se v počátečním shonu snadno zapomene.
Všichni zaměstnanci mají povinnost absolvovat vstupní prohlídku. Pokud si ale někdo myslí, že si vystačí pouze s jedinou lékařskou prohlídkou při nástupu, pak se plete. Pracovníci musí docházet i na takzvané periodické prohlídky, jejichž obsah a četnost se liší podle profesního rizika a věku zaměstnance. Koho přesně se návštěva lékaře týká a kdo musí i na mimořádné či následné prohlídky se dočtete podrobněji zde.
TIP - Uchovávat všechny dokumenty o lékařských prohlídkách můžete v HR systému GIRITON v agendě Lékařské prohlídky.
Dokumenty sem můžete nahrát nebo si je vygenerovat pomocí šablony. Přes systém je také snadno pošlete k elektronickému podpisu. GIRITON vás navíc automaticky upozorní na potřebu nové prohlídky a sám upraví četnost pracovně-lékařských prohlídek při překročení 50. roku věku zaměstnance nebo při změně kategorie práce.
Ze zákona musí vést každý zaměstnavatel takzvanou evidenci pracovní doby. Jedná se o dobu, kterou zaměstnanec reálně odpracoval. Evidenci pracovní doby je nutné vést ke každému zaměstnanci zvlášť a zaznamenávat musíte konkrétní údaje o pracovních směnách (tedy čas začátku a konce směny). Dále přesčasy, noční práci a pracovní pohotovost. Ve všech případech musí být jasně vyznačen začátek a konec dané pracovní aktivity. Jaký je rozdíl mezi evidencí pracovní doby a docházky a co přesně evidovat, se dočtete zde.
TIP - Se správnou evidencí pracovní doby vám pomůže Docházka GIRITON. Zaměstnanci si mohou příchody, odchody, pauzy a další aktivity vkládat buď přes píchací hodiny, nebo webovou a mobilní aplikaci.
Systém pak počítá i práci v noci, o víkendu, ve svátcích a přesčasy. A automaticky takovou práci zohlední v podkladech pro výpočet mzdy. Zaměstnanci mohou využít funkci zobrazení zůstatků nebo přes systém podávat žádosti, například o dovolenou nebo návštěvu lékaře. Vedoucí pak žádost schválí na pár kliknutí a všem přijde o stavu žádosti notifikace, což šetří čas a zefektivňuje chod firmy.
Každou pracovní pozici musíte zařadit do příslušné kategorie rizikovosti dle vyhlášky Ministerstva zdravotnictví ČR. Máte-li pozice v rizikových kategoriích, musíte o nich nejpozději 30 dnů od jejich zahájení informovat orgán ochrany veřejného zdraví. Nezapomeňte ani na to, že je nutné mít zpracovanou dokumentaci BOZP a požární ochrany a všechny zaměstnance řádně proškolit. Školení absolvují všichni nováčci. I zkušení zaměstnanci si ho ale musí každé dva roky zopakovat. Pro některé pozice navíc musíte zajistit i profesní a odborná školení (například pro řidiče, svářeče nebo zaměstnance pracující ve výškách). Všechna vaše pracoviště musí být řádně zabezpečena a zaměstnanci musí dostat veškeré potřebné ochranné prostředky. Zaměstnanci musí být také k práci vždy zdravotně způsobilí, což souvisí se zmíněnými lékařskými prohlídkami. A zapomenout nesmíte ani na funkční systém šetření, evidování a odškodňování pracovních úrazů.
TIP - V GIRITON HR systému můžete potvrzení o proběhlém BOZP školení u každého zaměstnance uchovávat v záložce dokumenty.
Opět je můžete jednoduše odeslat k elektronickému podpisu zaměstnancům i vedoucím. Stejně tak můžete využít agendu Knihu úrazů pro evidenci všech úrazů na pracovišti. Nemusíte tedy skladovat šanony s tištěnými dokumenty. V našem systému máte vše online a přístupné kdykoliv a odkudkoliv.
Jako zaměstnavatel fungující v rámci EU máte povinnosti týkající se ochrany dat, která o zaměstnancích sbíráte. Ve zkratce můžete shromažďovat pouze údaje nezbytné pro výkon práce. Tak, abyste mohli vytvořit pracovní smlouvu, vystavit mzdový výměr či například zaznamenat zdravotní stav v rámci evidence úrazů či nemocí z povolání. V takových případech zaměstnancův výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů nepotřebujete. Pozor ale, pokud si chcete například do budoucna ponechat životopisy uchazečů, kteří nebyli na danou pozici vybráni. V takovém případě vám musí kandidáti souhlas udělit.
TIP - Využijte naši agendu Evidence uchazečů nebo Nástěnku se sloupci, ve které můžete vést jednotlivé uchazeče dle pozic a přidávat si k nim potřebné dokumenty jako životopis, odkaz na LinkedIn nebo podepsaný souhlas se zpracováním osobních údajů.
GIRITON vám pomůže s docházkou i veškerou HR agendou. Využít můžete předpřipravené agendy jako jsou například Správa majetku, Evidence vozového parku, Lékařské prohlídky, Kniha úrazů, Školení nebo Nástěnka se sloupci. A pokud by vám to nestačilo, můžete si tvořit vlastní agendy a konkrétní políčka v jednoduchém drag and drop editoru. Využívat můžete i generování dokumentů nebo digitální podpisy. Vše tak budete mít online a přístupné odkudkoliv.
Zbavte se šanonů a zbytečného tisknutí dokumentů. Všechny dokumenty budete mít jak v jednotlivých agendách, tak i v záložce dokumenty u konkrétního zaměstnance. Další výhody HR modulu nebo Docházky GIRITON vám rádi ukážeme v akci. Domluvte si s námi představení systému nebo si ho rovnou vyzkoušejte na 14 dní zdarma. Kontaktujte nás na na telefonním čísle +420 728 543 275 nebo na e-mailu info@giriton.com.
