Správa vozového parku: Jak na digitalizaci a automatizaci

Firmu bez služebních automobilů dnes najdeme jen těžko. Většina firem buď sama vlastní nebo si alespoň pronajímá firemní auta. Narůstající vozový park je dobré evidovat a zaznamenávat informace o proběhlých servisních prohlídkách, STK nebo konci platnosti dálniční známky. Nezapomenete tak na důležitá data a vše budete mít pod kontrolou.

Nově vám se správou vozového parku pomůže i GIRITON. V našem HR modulu najdete agendu Evidence vozového parku. V ní se nachází všechny informace o vozidlech společnosti. Nejen, že slouží k přehledu, ale hlídá a připomíná také důležitá data a nebo nabízí tisk formulářů, které se automaticky přizpůsobí konkrétnímu vozidlu.

Agenda Evidence vozového parku v GIRITONu vám pomůže:

• Evidovat vozidla - včetně aktuálního nájezdu km třeba z mobilní appky.
• Přidělit automobil jednotlivým uživatelům.
• Evidovat důležitá data - konec platnosti povinného ručení, STK, lékárničky a dalších.
• Upozornit na blížící se termíny pomocí notifikací - včetně garančních prohlídek z důvodu nájezdu km.
• Generovat dokumenty a předávací protokoly.

Upozorní vás pomocí notifikací

GIRITON umožňuje automatické odesílání notifikací při splnění nastavené podmínky. Můžete si nastavit vlastní notifikaci nebo využít již připravené:

• Blíží se garanční prohlídka vozidla (nájezd) - notifikace se odešle 1 000 km před nastavenou hodnotou v poli Garanční prohlídka při [km] nehledě na nastavený termín platnosti samotné garanční prohlídky.
• Blíží se garanční prohlídka vozidla (termín) - notifikace se odešle 30 dní před termínem garanční prohlídky.
• ‍Blíží se termín STK - notifikace se odešle 30 dní před termínem STK prohlídky.
• Blíží se termín výměny lékárničky - 30 dnů před uplynutím termínu.
• Blíží se termín výměny dálniční známky - notifikace se odešle 30 dní před vypršením platnosti dálniční známky.

Jednotlivé notifikace můžete nastavit pro konkrétní lidi v personalistice. Těm pak v daný termín přijde e-mailová notifikace s připomínkou blížícího se termínu. Termíny můžete taky synchronizovat se svým kalendářem. Práva nahlížet a upravovat agendy můžete nastavit jednotlivým uživatelům sami.

Dokumenty a protokoly

Evidence vozového parku obsahuje vzory dokumentů, které můžete generovat přímo u konkrétního vozidla. Při předání vozidla zaměstnanci se může hodit Protokol o převzetí automobilu do užívání. A pokud se chystáte vyslat zaměstnance do zahraničí, nabízí se vygenerování dokumentu Potvrzení o užívání služebního vozu pro zahraniční cestu. Veškeré dokumenty naplněny vašimi daty v systému vygenerujete na pár kliknutí. A můžete je rovnou odeslat zaměstnancům k elektronickému podpisu. Přidávat můžete i své vlastní dokumenty, které do systému můžete přidat jako šablonu.

V případě, že už Docházku GIRITON nebo HR systém GIRITON využíváte a chcete začít evidovat váš vozový park, mrkněte na náš online help nebo kontaktujte technickou podporu, která vám s nastavením ráda pomůže.

Pokud naše systémy ještě nevyužíváte, ale chtěli byste se o HR systému nebo Docházce GIRITON dozvědět více, kontaktujte nás na telefonním čísle +420 728 543 275 nebo na e-mailu info@giriton.com. Rádi vám ukážeme, s čím vám systém může pomoci.

Proč proč přejít na moderní docházkový systém ještě dnes? Sepsali jsme pro vás 5 hlavních důvodů.