Správa vozového parku: Ako digitalizovať a automatizovať

Dnes už len ťažko nájdeme firmu bez služobných áut. Väčšina spoločností buď vlastní, alebo si aspoň prenajíma služobné vozidlá. Je preto dobré viesť si evidenciu rozrastajúceho sa vozového parku a zaznamenávať informácie o servisných prehliadkach, STK alebo skončení platnosti diaľničnej známky. Nezabudnete tak na dôležité údaje a budete mať všetko pod kontrolou.

Odteraz vám so správou vozového parku pomôže aj systém GIRITON. V našom HR module nájdete agendu Evidencia vozového parku. Obsahuje všetky informácie o firemných vozidlách. Nielenže poskytuje prehľad, ale tiež sleduje a pripomína dôležité údaje alebo ponúka tlač formulárov, ktoré sa automaticky prispôsobia konkrétnemu vozidlu.

Agenda Evidencia vozového parku v programe GIRITON vám môže pomôcť:

• Evidovať vozidlá - vrátane aktuálneho počtu najazdených kilometrov, napríklad z mobilnej aplikácie.
• Priradiť vozidlo jednotlivým používateľom.
• Evidovať dôležité dátumy - koniec platnosti povinného zmluvného poistenia, technická kontrola, lekárnička a ďalšie.
• Upozorňovať na blížiace sa termíny pomocou oznámení - vrátane záručných prehliadok z dôvodu počtu najazdených kilometrov.
• Generovať dokumenty a odovzdávacie protokoly.

Upozorní vás pomocou oznámení

GIRITON umožňuje automatické odosielanie oznámení, keď je splnená nastavená podmienka. Môžete si nastaviť vlastné oznámenia alebo použiť už pripravené oznámenia:

• Blíži sa záručná prehliadka vozidla (počet najazdených kilometrov) - oznámenie sa odošle 1 000 km pred nastavenou hodnotou v poli Záručná prehliadka pri [km], bez ohľadu na nastavený termín platnosti samotnej záručnej prehliadky.
• Blíži sa záručná prehliadka vozidla (termín) - oznámenie sa odošle 30 dní pred termínom záručnej prehliadky.
• Blíži sa termín STK - oznámenie sa odošle 30 dní pred termínom kontroly STK.
• Blíži sa termín výmeny lekárničky - 30 dní pred uplynutím termínu.
• Blíži sa termín výmeny diaľničnej známky - oznámenie sa odošle 30 dní pred uplynutím platnosti diaľničnej známky.

Jednotlivé oznámenia môžete nastaviť pre konkrétnych ľudí v personalistike. Tieto osoby potom dostanú v daný termín e-mailové upozornenie, ktoré im pripomenie blížiaci sa termín. Termíny môžete tiež synchronizovať s vaším kalendárom. Práva na zobrazenie a úpravu agendy môžete nastaviť pre jednotlivých používateľov sami.

Dokumenty a protokoly

Evidencia vozového parku obsahuje šablóny dokumentov, ktoré môžete generovať priamo u konkrétneho vozidla. Pri predávaní vozidla zamestnancovi môže byť užitočný Protokol o prevzatí automobilu do užívania. A ak sa chystáte vyslať zamestnanca do zahraničia, môžete vygenerovať dokument s názvom Potvrdenie o užívaní služobného vozidla pre zahraničnú cestu. Všetky dokumenty vyplnené vašimi údajmi môžete v systéme vygenerovať na niekoľko kliknutí. A môžete ich priamo poslať zamestnancom na elektronické podpísanie. Do systému môžete pridať aj vlastné dokumenty, ktoré do systému vložíte ako šablóny.

Pokiaľ už používate Dochádzku GIRITON alebo HR systém GIRITON a chcete začať evidovať svoj vozový park, pozrite si našu online pomoc alebo kontaktujte technickú podporu, ktorá vám s nastavením rada pomôže.

Ak ešte naše systémy nepoužívate, ale chceli by ste sa dozvedieť viac o HR systéme alebo Dochádzke GIRITON, kontaktujte nás na telefónnom čísle +421 2 222 005 57 alebo e-mailom na info@giriton.com. Radi vám ukážeme, s čím vám systém môže pomôcť.

Prečo prejsť na moderný dochádzkový systém už dnes? Pripravili sme pre vás 5 hlavných dôvodov.

‍